Werken met process mining in de audit

Process mining in de audit: wat houdt het in?

Organisaties hangen samen van processen, bijvoorbeeld inkoop of kwaliteitsbewaking. Deze processen worden op papier ontworpen als rationele procespaden, waarvan bij de uitvoering data wordt vastgelegd. Die data kun je analyseren, en zo kan worden onderzocht of processen in de praktijk net zo verlopen als op papier bedacht. Die analyse van data om processen te onderzoeken noemen we process mining. Bij audits helpt process mining om sneller en completer inzicht te krijgen in – het gewicht van – risico’s binnen processen. Zodat verdere, meer gerichte controle kan plaatsvinden.

Wil jij werken in Audit & Assurance bij KPMG?

Bekijk vacatures

Over Evelien en Muddasser

Evelien is senior consultant Data & Analytics en begon in 2021 bij KPMG. Na haar bachelor Psychology & Technology in Eindhoven deed ze een master in Data Science. Daar maakte ze kennis met process mining. Haar afstudeerbegeleider zag een perfecte match met KPMG, en dat klopte. De menselijke kant van het vakgebied triggerde haar zo dat ze er graag verder mee wilde. “Het is heel fascinerend om te zien hoe mensen in de praktijk omgaan met op papier vastgelegde processen. Bij KPMG kon ik al gelijk in mijn eerste opdracht hiermee aan de slag en zo van waarde zijn voor de auditors.”

Muddasser begon in 2014 als trainee Audit bij KPMG, is nu gepassioneerd audit-manager en mag inmiddels RA achter zijn naam zetten. Dat klinkt als een goed doordacht pad. Maar eigenlijk had Muddasser geneeskunde willen studeren. Na uitloting werd het uiteindelijk een combinatie van Biomedische Wetenschappen en Bedrijfskunde. Die tweede studie bracht hem op het spoor van accountancy. “Van de Big 4 sprak KPMG mij het meest aan, meer bescheiden en down-to-earth. Daar kon ik direct de RA-opleiding doen, die ik in 2020 afrondde.”

Met data de innovatie in accountancy aanjagen

Muddasser ziet een wereld waarin data steeds belangrijker wordt. “De accountancy mag niet achterblijven. Daarom probeer ik innovatie aan te jagen, met process mining als heel mooi voorbeeld.” Tijdens interne brainstormsessies over innovatie ontmoette hij Evelien. Zij besloten samen te werken bij een grote zorgaanbieder en daar een innovatie – process mining – te introduceren. Muddasser is blij dat KPMG hier actief in investeert. “Zo kunnen we waarde toevoegen aan de interne beheersing bij klanten. We brengen inefficiënties in kaart én gaan van steekproefsgewijs controleren naar een slimmere controle van 100% van de populaties.” Evelien: “Je kunt het hele proces visualiseren, zoals procesflows en doorlooptijden. Dat maakt het heel sprekend. Vervolgens kies je binnen die stromen waar je dieper in wilt duiken. Bijvoorbeeld of facturen juist worden goedgekeurd. Dan kijk je of de facturen bij de juiste personen belanden, en of er op een lager managementniveau bijvoorbeeld niet te veel hoge bedragen worden goedgekeurd.”

Process mining is hét nieuwe speuren binnen audit

Evelien en Muddasser beginnen een opdracht bij een klant met een brainstormsessie. Evelien: “We bespreken dan uitgebreid wat de klant doet en welke processen belangrijk zijn. Zo bepalen we wat we met process mining willen bereiken. Belangrijk is dat je wel zicht hebt op het bronsysteem: welke data heb je nodig en wat is beschikbaar. Daarover heb ik contact met de klant. Pas dan kan ik een dashboard voor analyses bouwen.” Bij process mining zoek je afwijkingen van het normaal. Evelien: “Ik kijk welke olifantenpaadjes medewerkers bij een klant hebben bedacht om processen te omzeilen. Echt speurwerk, heel leuk. Privé ben ik ook zo. Lees ik ergens ‘meidenkast’, dan zoek ik direct uit wat dat is.” Muddasser herkent dat helemaal bij Evelien, zegt hij. “Toen ze mijn team een presentatie gaf over haar bevindingen, was ze superenthousiast over wat ze gevonden had. Zo krijgt ze het hele team mee. Uiteindelijk hebben we in de managementletter naar het bestuur een hele pagina met bevindingen uit process mining opgenomen.”

Ruimte voor jezelf en voor gezelligheid

Het klikt duidelijk tussen Evelien en Muddasser, die allebei op een andere afdeling werken, maar wel samen opdrachten doen. Volgens Muddasser komt dat door de cultuur bij KPMG: “Er is hier veel aandacht voor de mens. Ik had vanaf dag 1 het gevoel dat ik me niet anders voor hoef te doen dan ik ben. Tegelijk werk je wel met like-minded people.” Dat herkent Evelien: “Het klikt daardoor al snel met collega’s, ook over afdelingen heen. En die ruimte voor jezelf ervaar ik ook. Zeker als je jezelf verder wilt ontwikkelen.” Ruimte is er eveneens voor gezelligheid naast het werk. Evelien: “Elke dinsdag wordt er hardgelopen, mét eten op kantoor. En laatst gingen we samen spontaan naar een pubquiz. Nee, we hebben niet gewonnen: we zijn wel goed met data, maar gingen flink onderuit in de muziekronde. Soms houden we het overigens ook gewoon simpel bij samen wat drinken op kantoor.”

Kans te ontdekken waar je hart ligt

Muddasser gelooft in het belang van process mining en andere innovaties voor de toekomst van de accountancy. “Naast mijn auditwerk wil ik graag inspirator zijn en innovaties aanjagen. Bijvoorbeeld met een video waarin we duidelijk maken wat de resultaten van process mining zijn geweest. Ik wil dat innovaties zich als een olievlek gaan verspreiden. Die inspirerende rol wil ik graag binnen de hele beroepsgroep oppakken.”

Evelien is nog aan het nadenken over wat zij in de toekomst wil. “Naast process mining  vind ik datacultuur ook heel interessant, echt een opkomend onderwerp. Dan kijk je bijvoorbeeld naar hoe mensen met data werken. Zijn ze zich wel bewust van het belang van data en hun eigen rol daarin? Het mooie aan KPMG is dat je de kans krijgt rond te kijken en te ontdekken waar je hart ligt. Dus ook hier gelukkig geen gebaande paden.”

Wil jij ook werken aan de audit van de toekomst?

Bekijk vacatures